Datenschutzhinweise – Carl Duisberg Internationale Schulprogramme

Stand: Juli 2018

§ 1 Allgemeine Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten

(1) Im Folgenden informieren wir, die Carl Duisberg Centren, über die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Durchführung der Programme „Carl Duisberg High School“ (im Weiteren „Programm High School“) und „Carl Duisberg Internate im Ausland“ (im Weiteren „Programm Internate“). Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, z. B. Name, Adressen oder gesundheitliche Besonderheiten.

(2) Verantwortlicher gemäß Art. 4 Abs. 7 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
Carl Duisberg Centren gemeinnützige GmbH
Hansaring 49–51
50670 Köln
info@cdc.de

(3) Datenschutzbeauftragter ist:
RA Alexander Gottwald, EMBA
Betrieblicher Datenschutzbeauftragter (GDDcert. EU)
Solidaris Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
datenschutz@cdc.de

(4) Bei Ihrer Kontaktaufnahme mit uns per E-Mail oder über ein Kontaktformular werden die von Ihnen mitgeteilten Daten (Ihre E-Mail-Adresse sowie ggf. Ihr Name, Ihre Adresse, Ihre Telefonnummer und weitere Daten) von uns gespeichert. Rechtsgrundlage hierfür ist Ihre, durch das Absenden erteilte, Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.

§ 2 Ihre Rechte

(1) Sie haben uns gegenüber folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:
a) Recht auf Auskunft,
b) Recht auf Berichtigung oder Löschung,
c) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
d) Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung,
e) Recht auf Datenübertragbarkeit.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie uns jederzeit unter den in § 1 genannten Kontaktdaten oder über ein Kontaktformular auf unseren Webseiten kontaktieren.

(2) Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Die für uns zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde ist die
Landesbeauftragte für den Datenschutz und
Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf

§ 3 Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

(1) Wir verarbeiten ausschließlich diejenigen personenbezogenen Daten, welche Sie uns aktiv mitteilen. Die Daten werden bei Ihrer Bewerbung, Ihrem Auswahlgespräch und aus Ihren ausführlichen Bewerbungsunterlagen für unsere Auslandspartner sowie ggf. Ihren individuellen An- oder Nachfragen erhoben.

(2) Die Verarbeitung gewisser personenbezogener Daten, wie Namen und Rechnungsadressen, ist gesetzlich vorgeschrieben. Die Verarbeitung der übrigen personenbezogenen Daten ist erforderlich,
a) um prüfen zu können, ob und welche Programme wir Ihnen anbieten können und dürfen, weil Sie die Voraussetzungen für das jeweilige Programm mitbringen und
b) um das gebuchte Programm, entsprechend den vereinbarten Vertragsbedingungen, durchführen zu können.

(3) Es handelt sich um folgende Daten des Schülers oder der Schülerin:
a) Name
b) Wohn- und Versandadressen
c) Telefonnummer
d) E-Mail-Adresse
e) Faxnummer
f) Staatsbürgerschaft
g) Geburtsdatum
h) Alter
i) Größe
j) Gewicht
k) Gesundheitsdaten
l) Schule in Deutschland
m) Schulnoten
n) Gewünschte Schule im Ausland
o) Interessen, Vorlieben/Abneigungen
p) Bilddaten (Bewerbungsfoto, ggf. Eventfotos, ggf. Werbefotos)
q) Ggf. Religiöse Präferenz
r) Ggf. familiäre Beziehungen, sexuelle Orientierung, körperliche Merkmale, Informationen über individuelle kriminelle Aktivitäten

(4) Zudem folgende Daten des Erziehungsberechtigten:
a) Name
b) Wohn- und Versandadressen
c) Telefonnummer
d) E-Mail-Adresse
e) Faxnummer
f) Ggf. Geburtsdatum
g) Ggf. Kontodaten (IBAN, BIC, Name des Bankinstituts)

(5) Die Nichtbereitstellung dieser personenbezogenen Daten hätte zur Folge, dass wir Ihnen einzelne bzw. alle Programme nicht anbieten könnten.

(6) Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. die Erfüllung des Vertrags gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO sowie Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO, im Falle der besonderen Kategorien personenbezogener Daten (u. a. Gesundheitsdaten, religiöse Überzeugungen, sexuelle Orientierung) Ihre ausdrückliche Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) in Verbindung mit Art. 9 Abs. 2 lit. a) bzw. Art. 10 DSGVO.

§ 4 Weitergabe personenbezogener Daten

(1) Direkte Empfänger der für die Durchführung der Programme erforderlichen Daten sind
a) unsere freien Berater in Deutschland,
b) ggf. der Deutsche Fachverband High School e. V. (DFH) mit Sitz in 60487 Frankfurt, Deutschland,
c) ggf. die STA Travel GmbH (Reiseveranstalter) mit Sitz in 60487 Frankfurt, Deutschland,
d) ggf. Dr. Walter GmbH (Reisekranken-, Unfall- und Haftpflichtversicherer) mit Sitz in 53819 Neunkirchen-Seelscheid, Deutschland sowie
e) unsere Partnerorganisationen bzw. -schulen (im Weiteren „Partner“ genannt), die ihren Sitz in den von Ihnen ausgewählten Zielstaaten haben und dort die Verarbeitung Ihrer Daten durchführen. Unsere Partner sind private Austauschorganisationen (USA, Großbritannien, Irland), öffentliche Schulbezirke (Kanada), öffentliche Schulen (Neuseeland), Schulbehörden (Australien) und private Tages- und Internatsschulen (Großbritannien, USA, Australien, Neuseeland, Kanada).

(2) Nach Eingang Ihrer Anfrage bzw. Bewerbung übermitteln wir, soweit dies zur Prüfung der Machbarkeit des Programms entsprechend Ihres Interesses oder der von Ihnen getroffenen Auswahl erforderlich ist, gewisse personenbezogene Daten, ohne besondere Kategorien personenbezogener Daten, an geeignete Partner in den von Ihnen gewählten ausländischen Staaten.

(3) Nach Durchführung des Auswahlgesprächs durch unsere freien Berater übermitteln wir, soweit dies zur weiteren Prüfung der Eignung des Schülers oder der Schülerin und zur Erstellung konkreter Schulvorschläge erforderlich ist, weitere personenbezogene Daten, einschließlich besonderer Kategorien personenbezogener Daten, an die geeigneten Partner in dem von Ihnen gewählten ausländischen Staat. Zuvor benötigen wir von Ihnen unbedingt eine schriftliche Einwilligungserklärung (siehe § 5 Abs. 2). Im Programm High School übermitteln wir anschließend die von Ihnen ausgefüllten Bewerbungsunterlagen des ausgewählten Partners, welche personenbezogene Daten und ggf. besondere Kategorien personenbezogener Daten umfassen, an diesen Partner ins Ausland.

(4) Bei manchen Zielstaaten handelt es sich um Drittländer (Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes – EWG). Für einige dieser Drittländer (Neuseeland, Kanada) besteht ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, so dass angenommen werden kann, dass dort ein qualitativ ähnlicher Schutz Ihrer personenbezogenen Daten wie innerhalb des EWG gewährleistet ist. Für eines dieser Drittländer besteht kein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission (Australien) und für die USA besteht zwar ein Angemessenheitsbeschluss, jedoch sind unsere Partner noch nicht dem EU-US-Privacy-Shield beigetreten, so dass in beiden Fällen nicht von einem ähnlichen Datenschutzniveau wie im EWG ausgegangen werden kann. Auch fehlen bisher für Australien und die USA geeignete Garantien gemäß Art. 46 DSGVO. Wir müssen Sie deshalb darüber aufklären, dass bei der Datenübermittlung nach Australien und in die USA möglicherweise folgende Risiken bestehen:
a) Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten durch die Partner – über den eigentlichen Zweck der vorvertraglichen Machbarkeitsprüfung bzw. der Vertragsdurchführung hinaus – an andere Dritte, die Ihre Daten z.B. zu Werbezwecken verwenden könnten,
b) unzureichende oder fehlende Möglichkeiten, Ihre Auskunftsrechte gegenüber den Partnern nachhaltig geltend zu machen bzw. durchzusetzen,
c) eine möglicherweise höhere Wahrscheinlichkeit, dass es zu einer nicht korrekten Datenverarbeitung kommt, da die technischen und organisatorischen Maßnahmen der Partner zum Schutz personenbezogener Daten quantitativ und qualitativ nicht den Anforderungen der DSGVO entsprechen.

(5) Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. die Erfüllung des Vertrags gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO sowie Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO, ggf. in Verbindung mit Art. 49 Abs. 1 lit. a) DSGVO.

§ 5 Datenverarbeitung mit Einwilligung, Recht zum Widerruf

(1) Auf dem Bewerbungsformular benötigen wir Ihre Einwilligung in die Datenverarbeitung zur Erfüllung der vertraglichen Zwecke (§ 3 Abs. 2), weil damit ggf. die Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten in Drittländer, für die weder ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission noch Garantien gemäß Art. 46 DSGVO bestehen (§ 4 Abs. 4), verbunden ist.

(2) Vor Durchführung des Auswahlgesprächs benötigen wir zusätzlich Ihre schriftliche Einwilligung für die Erhebung und Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (u. a. Gesundheitsdaten, religiöse Überzeugungen, sexuelle Orientierung). Hierfür werden wir Ihnen ein gesondertes Einwilligungsformular vorlegen.

(3) Auf dem Bewerbungsformular oder noch nachträglich können Sie uns außerdem – einzeln oder kombiniert – Einwilligungen erteilen,
a) wenn Sie einverstanden sind, dass Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse auf eine Kontaktliste aufgenommen werden, welche Teilnehmer erhalten, die zeitgleich an denselben Aufenthaltsort reisen;
b) wenn Sie einverstanden sind, dass wir Fotos, Zitate und Erfahrungsberichte von Ihnen, zusammen mit Ihrem Vornamen, im Rahmen unserer Außendarstellung (unsere Webseiten, Social Media Kanäle, Printwerbung, Filme und Pressearbeit) zu Informations- und Werbezwecken veröffentlichen.

(4) Sofern der Schüler oder die Schülerin das 16. Lebensjahr noch nicht vollendet hat, ist stets die Einwilligung des gesetzlichen Vertreters notwendig.

(5) Ohne die benötigten Einwilligungen (Abs. 1 und 2) sind wir nicht berechtigt, Datenverarbeitungen, die für die Vorbereitung oder Durchführung der Programme unerlässlich sind, vorzunehmen. Wir können daher betroffenen Schülern die Programme nicht anbieten.

(6) Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitungen ist stets Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO, im Falle der Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten Ihre ausdrückliche Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) in Verbindung mit Art. 9 Abs. 2 lit. a) bzw. Art. 10 DSGVO.

(7) Sie können eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit widerrufen. Dazu genügt eine als solche verständliche Mitteilung an die unter § 1 genannten Kontaktdaten oder über ein Kontaktformular auf unseren Webseiten. Ein solcher Widerruf beeinflusst die Zulässigkeit der Verarbeitung erst für die Zeit, nachdem Sie ihn uns gegenüber ausgesprochen haben. In diesem Fall können wir unsere vertraglichen oder vorvertraglichen Pflichten nicht erfüllen und diese daher auch nicht abschließen bzw. sind wir zur sofortigen Vertragsbeendigung Ihnen gegenüber berechtigt.

§ 6 Erhebung personenbezogener Daten auf unseren Webseiten

(1) Bei einer informatorischen Nutzung unserer Webseiten, d. h. wenn Sie diese lediglich betrachten, verarbeiten wir nur diejenigen personenbezogenen Daten, welche Ihr Browser automatisch an unseren Server übermittelt und die erforderlich sind, um unsere Webseiten anzuzeigen und ihre Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten. Es handelt sich um Ihre IP-Adresse, welche wir nur in anonymisierter Form speichern, Datum und Uhrzeit der Anfrage, Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT), konkrete aufgerufene Seite, Zugriffsstatus/ HTTP-Statuscode, jeweils übertragene Datenmenge, die Website, von der die Anforderung kommt, Betriebssystem und dessen Oberfläche sowie Typ, Sprache und Version der Browsersoftware. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist eine Interessenabwägung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

(2) Sofern für die elektronische Kontaktaufnahme ein Kontaktformular genutzt wird, werden, um eventuellen Missbrauchsversuchen entgegenzuwirken, beim Absenden zusätzlich zu den in die Eingabemaske eingegebenen Daten die IP-Adresse des Nutzers sowie Datum und Uhrzeit an uns übermittelt. Rechtsgrundlage hierfür ist eine Interessenabwägung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

§ 7 Sonstige Verarbeitung personenbezogener Daten, Werbung

(1) Wenn wir Zahlungsdaten erheben, können wir diese an unsere Hausbank weitergeben. Rechtsgrundlage hierfür ist die Erfüllung des Vertrags mit Ihnen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

(2) Im Programm Internate ist es üblich, dass Sie zur Vermittlung an eine geeignete Partnerschule im Zielland ein Video-Interview mit einem Schulvertreter führen. Sie führen dieses Interview normalerweise selbstständig an Ihrem eigenen Computer durch. In der Regel wird dabei die Software Skype von Microsoft verwendet, es kann aber auch eine andere Software eines anderen Drittanbieters vorgeschlagen werden. Für die Nutzung einer solchen Software ist es in der Regel erforderlich, einen Vertrag mit dem Drittanbieter zu schließen, der eigenverantwortlich Daten von Ihnen erhebt. Die Carl Duisberg Centren sind in diesem Fall nicht Verantwortlicher für die Datenverarbeitung und der Drittanbieter handelt nicht in unserem Auftrag.

(3) Wir können Name, Alter und E-Mail-Adresse von Ihnen verarbeiten, um Sie über Infoveranstaltungen zu dem Programm, für das Sie angefragt oder sich angemeldet haben, per E-Mail zu informieren. Nach Ende des für Sie relevanten Schuljahres werden wir Ihnen keine Informationen mehr zusenden. Rechtsgrundlage hierfür ist eine Interessenabwägung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unsere Interessen sind die Information von Interessenten und die Akquise von Neukunden.

(4) Zur Überprüfung und Sicherung unseres Qualitätsanspruches, übermitteln wir jährlich personenbezogene Daten von 150 zufällig ausgewählten Teilnehmern an den Deutschen Fachverband High School e. V. (DFH), einem Zusammenschluss führender deutscher Anbieter von High-School-Programmen, welcher anhand dieser Daten Teilnehmerbefragungen durchführt, um die Einhaltung seiner Qualitätsrichtlinien durch uns als Mitglied zu überprüfen. Es handelt sich um Name, Vorname, Wohnadresse, Geschlecht, Zielland und E-Mail-Adresse. Falls Sie ausgewählt sind, informieren wir Sie rechtzeitig. Rechtsgrundlage hierfür ist eine Interessenabwägung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

§ 8 Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten

(1) Soweit wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf eine Interessenabwägung stützen, können Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen. Ob dies der Fall ist, eröffnen wir Ihnen jeweils bei der Bezeichnung der Rechtsgrundlage. Um Widerspruch einzulegen, genügt eine als solche verständliche Mitteilung an die unter § 1 genannten Kontaktdaten oder über ein Kontaktformular auf unseren Webseiten. Zudem bitten wir Sie um Darlegung der Gründe, weshalb wir Ihre personenbezogenen Daten nicht wie von uns beabsichtigt verarbeiten sollten. Im Falle Ihres begründeten Widerspruchs werden wir die Datenverarbeitung einstellen bzw. anpassen oder Ihnen unsere zwingenden schutzwürdigen Gründe aufzeigen, aufgrund derer wir die Verarbeitung fortführen.

(2) Selbstverständlich können Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Zwecke der Werbung (§ 7 Abs. 3) jederzeit widersprechen.

§ 9 Speicherdauer und Löschung

(1) Ihre personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zwecks ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Kommt ein Vertrag über die Durchführung des Programms zustande, geschieht dies in der Regel mit Ablauf der regelmäßigen Verjährungsfrist nach drei Jahren zum Ende eines Jahres.

(2) Kommt ein Vertrag nicht zustande, erfolgt eine Löschung Ihrer personenbezogenen Daten spätestens nach einem Jahr zum Jahresende, um ggf. Service- oder Folgeanfragen beantworten und eventuell über Infoveranstaltungen informieren zu können (§ 7 Abs. 3). Rechtsgrundlage hierfür ist eine Interessenabwägung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

(3) Die über ein Kontaktformular während des Sendevorgangs zusätzlich erhobenen personenbezogenen Daten (§ 6 Abs. 2) werden spätestens nach sieben Tagen gelöscht.

(4) Abgesehen davon sind wir aufgrund gesetzlicher Vorgaben verpflichtet, bestimmte Daten länger aufzubewahren (z. B. Abrechnungsdaten). In diesem Fall nehmen wir nach spätestens fünf Jahren eine Einschränkung der Verarbeitung vor, d. h. Ihre Daten werden nur zur Einhaltung der gesetzlichen Verpflichtungen eingesetzt.

(5) Wir können Daten vollständig anonymisieren, um sie z.B. zu statistischen Zwecken länger aufzubewahren. Die Daten liegen dann nicht mehr persönlich beziehbar vor und beeinträchtigen Ihre informationelle Selbstbestimmung nicht.